¿Cómo presupuestar soluciones de software empresarial? (1ª parte)

En el día a día de nuestro trabajo hablamos con muchas personas o empresas y, en algunos casos, los profesionales que están empezando a vender sus desarrollos de software empresarial nos preguntan ¿Cómo es la mejor forma de hacerlo?

Hacer un presupuesto de una solución de software a un presunto cliente puede ser una tarea entretenida o muy complicada. Lo cierto es que con el tiempo y la experiencia vas aprendiendo de tus propios errores hasta conseguir un método que funciona.

En primer lugar hay que distinguir claramente entre una solución estándar y una solución a medida. En el primer caso lo más habitual hoy en día es encontrar gran cantidad de información del producto en la página Web del fabricante. En muchos casos esa misma Web dispone de una tienda online en la que podremos adquirir el producto, descargarlo y activarlo. También pueden ser soluciones estándar que se vendan con un sistema más tradicional de envío de presupuesto por email o incluso por correo o presencialmente aunque seguramente estamos hablando ya de soluciones con un coste mucho más elevado.

Si nos centramos en las soluciones a medida. Lo normal es que tengamos un contacto previo con la entidad interesada y podemos obtener información muy valiosa a la hora de confeccionar el presupuesto. Las virtudes que debe tener un presupuesto, al menos deberían ser:

Buena presentación

Hoy en día ya no es suficiente con que el contenido del presupuesto sea de calidad. La presentación influye mucho. Alguien que no nos conoce además de ver nuestra página Web o nuestra tarjeta de presentación se llevará en el presupuesto la primera impresión de lo que seremos capaces de hacer para él. Si le gusta lo que ve, leerá con buena predisposición lo que pone el presupuesto. Y si al final de su lectura está convencido de que le encantaría que su empresa enviase los presupuestos con esa calidad ya habrás conseguido el primer punto a tu favor. Evita poner la valoración económica en la última página, es muy habitual consultar el final del presupuesto en busca de esa información y en función de lo que encuentras no seguir leyendo el resto del presupuesto. Diluye esa información en varias página para obligar al cliente a leerlo todo. Por último comentar que no es habitual que un desarrollador sea un buen diseñador por lo que acudir a los servicios de un diseñador para que te cree una imagen corporativa a la larga te resultará rentable y podrás presentarte con tranquilidad en cualquier cliente sabiendo de antemano que la imagen que transmite es profesional.

Claridad

Aunque existen clientes con conocimientos técnicos, esto no es lo más habitual. Los clientes son expertos en su negocio, pero no en informática. Debemos tratar de expresar los conceptos con un lenguaje cercano al del usuario final. Eso no resulta sencillo habitualmente. Además debemos evitar desgloses de conceptos que sólo generan dudas. Pensemos en como actuamos nosotros si vamos a comprar un coche, por ejemplo ¿Queremos conocer todas las tecnologías del motor? ¿El nombre de los ingenieros que lo diseñaron? ¿El sistema de ensamblaje utilizado en la cadena de montaje? ¿El método utilizado para pintarlo? Lo normal es que no sea así y nos preocupemos de su seguridad, comodidad, prestaciones y consumo. En definitiva conceptos cercanos y que dominamos. En informática pasa lo mismo. Debemos huir de conceptos que hablen de tecnología. Hablemos sólo de su negocio de lo que realmente conoce, controla y quiere escuchar o leer el cliente.

Sencillez

Cuanto más fácil se lo pongas al cliente, más fácil le resultará decidir. Si tiene que decidir entre múltiples opciones le estás generando la obligación de decidir en algo que probablemente no controla y que le está generando un dilema y un problema. Cuanto más sencillo sea el presupuesto, mejor. Sencillo no significa que no se detalle con claridad y precisión los conceptos incluidos en el mismo. Si es necesario que tenga 20 ó 30 páginas adelante. Lo importante es que el cliente encuentre toda la información que quiere ver. Reduce al máximo el número de desgloses que puedas evitar. Si tienes que proponer varias opciones, procura que estén bien diferenciadas y que sólo tenga que decidir si le gusta la A o la B. Si tiene que decidir entre opciones que nunca sea por aspectos negativos de una de ellas. Que sea porque la opción elegida es la que más se ajusta a sus necesidades, pero que todas las opciones sean buenas. Un presupuesto cerrado a una única opción con un único importe es sencilla, pero es complicada de presentar.

En la segunda parte veremos por qué es muy importante separar los productos de los servicios en un presupuesto.